1. Innledning
Ordenen Riddere av Det Hvite Kors i Norden (heretter kalt RHK) og dennes tilsluttede Losjer (heretter kalt Losje) tar ditt personvern på alvor, og er forpliktet til å behandle personopplysninger på en forsvarlig måte. Denne personvernerklæringen beskriver hvorfor RHK og Losjene samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.
Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
Storkommandør, Hærmestre og Drotter(øverste ledere) er hovedansvarlig for vår behandling av personopplysninger.
2. Formålet
Formålet med å innhente og behandle personopplysninger er å ivareta medlemsavtalen 1), og herunder gi god oppfølging og informasjon til medlemmene på alle nivå i vår Orden.
Medlemskap i RHK og Losjene innebærer at vi må behandle personopplysninger i ulike sammenhenger. Som ved administrasjon av medlemmenes aktivitet, medlemskap, tillitsverv og andre roller som tilsier adgang til medlemsregisteret.
1) Når en person melder seg inn i en medlemsorganisasjon oppstår implisit en medlemsavtale.
3. Rettslig grunnlag
RHK og Losjene kan innhente og behandle personopplysninger med hjemmel i medlemsavtalen. Når en person frivillig melder seg inn i RHK og en Losje har vi lovlig grunnlag for registrering og behandling (behandlingsgrunnlag) av nødvendige personopplysninger.
Dersom personopplysninger skal behandles på en måte som ikke rimelig følger av medlemsavtalen, vil dette utelukkende skje med bakgrunn i innhentet samtykke fra deg.
4. Innhenting og behandling av personopplysninger
Personopplysninger innhentes i forbindelse med at en person melder seg inn i RHK og en Losje. Dette skjer via innmeldingsskjema (søknadsskjema og et eksemplar av dette dokument leveres sammen til søkeren). Det er frivillig å melde seg inn.
RHK og den enkelte Losje kan også innhente personopplysninger i forbindelse med at en person melder seg på som deltaker i et av RHK eller Losjens arrangement. Dette skjer via løsningen for påmelding til arrangementet. Det er frivillig å melde seg på til våre arrangement.
RHK og Losjene innhenter kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, kjønn og e-post adresse, startdato i RHK og Losjene, portrettbilde og Grads- og Rollehistorikk.
Personopplysningene er kun tilgjengelig for tillitsvalgte og andre nøkkelpersoner i RHK og Losjene som har rettmessig behov for tilgang til disse. Konfidensialitet er ivaretatt ved at alle med slik tilgang har samtykket til taushetsplikt.
For øvrig har alle medlemmene i RHK og Losjene tilgang til personopplysninger som navn, adresse, tlf.nr., fødselsdato, startdato i RHK og Losjene, portrettbilde samt Grads- og Rollehistorikk i vår matrikkel. Matrikkel er tilgjengelig i Gnist 2) og i papirutgave. Papirutgaven inneholder ikke portrettbilde og Grads- og Rollehistorikk men er offentlig tilgjengelig.
Du kan til enhver tid se og vedlikeholde dine registrerte personopplysninger via tjenesten Gnist. I Gnist kan du også administrere (akseptere eller trekke tilbake) dine samtykker. Ved å trekke tilbake samtykke så er det det samme som utmeldelse.
2) Gnist gir medlemmet tilgang til «Min side» via nettleser og App på mobiltelefon.
5. Databehandler
RHK og Losjene benytter StyreWeb som løsning for organisasjonsdriften. Herunder medlemsregister, arrangement og Gnist. Det er inngått egen databehandlingsavtale mellom RHK på vegne av alle Losjene og StyreWeb for å ivareta informasjonssikkerhet og dine rettigheter.
StyreWeb benytter ikke underleverandører, og personopplysninger lagres kun innenfor EU/EØS.
6. Sletting av personopplysninger
For å ivareta vår historikk blir dine personopplysninger lagret også etter avsluttet medlemskap.
Retten til å bli glemt i henhold til GDPR-artikkel 17 gir deg mulighet til å kreve at alle registrerte personopplysninger om deg skal slettes på oppfordring, så lenge vi ikke er lovpålagt å lagre disse. Ta i tilfelle kontakt i henhold til kontaktopplysning i avsnitt 8.
7. Rett til å klage
Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet, her Datatilsynet, i henhold til GDPR-artikkel 13(2) bokstav d.
8. Kontaktopplysninger
Har du spørsmål til vår personvernerklæring eller om vår bruk av personopplysninger er du velkommen til å ta kontakt.
Behandlingsansvarlig i RHK er Storkommandør og i Losjene er det Hærmester og Drott. Kontaktopplysninger til de nevnte personer finner du på vår hjemmeside. www.losje.org.